Per una gestione documentale più semplice ed economica da qualche anno le aziende e i professionisti sono tenuti ad aprire un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). Ma anche i privati cittadini possono trarre moltissimi benefici da un simile strumento. Vediamo insieme quali sono le sue caratteristiche e i vantaggi offerti, cercando di capire come aprire una PEC mail. Iniziamo da un’infarinatura sulle caratteristiche della casella di posta elettronica certificata, ovvero una casella e-mail che offre determinate garanzie extra a chi la utilizza. Spedire attraverso di essa un messaggio, con o senza allegati, equivale a spedire una raccomandata con ricevuta di ritorno (ha il medesimo valore legale).
I vantaggi rispetto alla comunicazione cartacea classica sono moltissimi: l’invio è istantaneo, mentre per una A/R servono quattro giorni circa, inoltre è possibile a lungo andare ottenere un risparmio molto importante. Questo secondo aspetto è interessante per i privati cittadini, i quali non hanno l’obbligo di aprire una casella di posta elettronica certificata ma possono comunque trarne vantaggi assoluti in termini economici. Per via delle molte tutele che offre la PEC viene spesso impiegata anche nel campo di bandi e concorsi.
L’attivazione della casella e quali dati servono
Se vi state chiedendo come aprire una PEC sarà utile fare mente locale sul fatto che si tratta di un’operazione simile ma un po’ più complicata rispetto all’apertura di una casella qualsiasi. Oltre ai dati canonici necessari per attivare una normale casella si dovranno fornire i dati anagrafici assieme a un documento di identità, inoltre bisognerà indicare se a richiedere l’attivazione siano professionisti, ditte individuali oppure imprese. Verrà anche fornito un indirizzo al quale fare riferimento nell’eventualità di uno smarrimento della password (che dovrà rispettare determinati standard di sicurezza).
La raccomandata digitale che ha valore legale in giudizio
Dopo aver capito come aprire una PEC, sarà utile mettere in evidenza i pregi di questo strumento digitale tanto apprezzato. La posta elettronica certificata, come accennato, fornisce ulteriori info e dati rispetto alla casella tradizionale. Per prima cosa, una volta avvenuto, si ottiene conferma dell’invio del messaggio così come anche dell’avvenuta ricezione. Inoltre, proprio come avviene con una raccomandata A/R della quale si offre come valida alternativa, la PEC ha valore legale quindi è perfetta da essere usata per le comunicazioni ufficiali (i messaggi hanno eventualmente anche valore di prova in un giudizio). Il documento viene racchiuso in una ‘busta virtuale’, che viene certificata in via digitale come farebbe un timbro postale. Senza dimenticare l’importanza della presenza della firma elettronica e il lavoro del sistema per la cifratura del testo e del documento.
Il messaggio infatti viene spedito facendo ricorso a uno speciale protocollo crittografico per assicurare lo scambio online dei documenti. Questi ultimi sono immodificabili, così come i loro allegati: una garanzia importante di integrità per chi riceve la mail. Ad ogni modo sarà corretto affermare come per poter essere sfruttato in un contesto legale è necessario che lo scambio di messaggi avvenga tra due caselle di posta elettronica certificata (l’invio da una casella tradizionale non ha infatti la ricevuta di ritorno, dunque non si può avere certezza dell’avvenuta ricezione e apertura).
